Overdracht van digitaal archief
Hoe kan ik digitaal archief overdragen?
Een digitaal archief is enkel interessant voor onderzoek en ander hergebruik als de informatie nog leesbaar is en je eenvoudig de juiste bestanden kan terugvinden. Om die reden aanvaardt KADOC enkel gehelen met een ordening aan de hand van taken en activiteiten (functioneel).
Wil je weten of je digitale archief hieraan voldoet, neem dan contact op met KADOC voor een erfgoedaudit. Erfgoedgehelen die niet voldoen, zullen enkel onder voorwaarden opgenomen worden in de KADOC-collectie.
En concreet?
- Neem contact op met KADOC dat de ordening zal evalueren.
- Zet alles wat overgedragen mag worden samen en behoud daarbij de bestaande ordening.
- Zorg dat er geen paswoorden op de bestanden staan.
- Knip en plak de bestanden zodat ze op termijn niet nog eens overdragen worden.
- Enkel documenten die je niet meer actief gebruikt, komen in aanmerking voor overdracht.
- Geef aan hoeveel bytes er worden overgedragen en maak afspraken over de wijze van overdracht. KADOC kan een externe harde schijf ter beschikking stellen of toegang geven tot een ftps-map waar je het archief kan plaatsen.
Digitale bestanden worden grotendeels verwerkt zoals papieren varianten. Ze worden ook gewaardeerd, ontdaan van dubbels en beschreven samen met het papieren archief.
Horen bepaalde bestanden bij papieren stukken, dan moet dit terug te vinden zijn voor de archivaris. Plaats de stukken op een digitale drager bij de papieren stukken of zorg ervoor dat de bestanden in een mappenstructuur zitten die verwijst naar het juiste papieren dossier.
Het digitale archief wordt veilig bewaard in LIAS, het e-depot van KADOC. Van elk bestand worden afgeleiden gemaakt (consultatiekopie en archiefkopie) in geschikte formaten om de leesbaarheid op lange termijn (meer dan 50 jaar) mogelijk te maken. Deze formaten worden gemonitord om ze tijdig om te zetten naar een nieuw formaat, zodat er geen informatie verloren gaat. Er is een permanente link met de beschrijving in het beschrijvingssysteem scopeArchiv om de bestanden steeds snel terug te vinden.
Na verwerking kan de organisatie de bestanden online lezen met behulp van een wachtwoord. Derden kunnen de documenten enkel raadplegen mits toelating via een verzoekformulier. In dat geval krijgen zij een wachtwoord om de stukken online te bekijken.