Inhoud
Over ons
Algemeen
KADOC ontplooit al decennialang een werking ten behoeve van de kerkelijke archieven en de archivarissen en vrijwilligers die daarin in actief zijn. Concreet gaat het om de archieven van religieuze instituten, parochies en bisdommen. Vanaf juli 2009 wordt KADOC hierbij financieel ondersteund door de Vlaamse overheid. Het neemt deze taak over van het voormalige FoKAV dat sinds 2004 actief was in de schoot van het CRKC. Medewerkers van het CRKC verzorgen sindsdien de eerstelijnszorg binnen een loketfunctie. Het ‘veldwerk’ werd toevertrouwd aan twee voltijdse medewerkers van KADOC.
Die medewerkers ontplooien diverse activiteiten ten behoeve van de kerkelijke archieven in Vlaanderen. De kerkelijke archieven worden in kaart gebracht via registratie binnen het DiBIKAV-project. Indien gewenst, gebeuren er ook prospecties ter plaatse. De archivarissen en vrijwilligers van de kerkelijke archieven krijgen advies en begeleiding en er worden voor hen ook vormingsactiviteiten georganiseerd.
De uitvoering van de taken gebeurt in nauw overleg met andere partners op het terrein: CRKC, Algemeen Rijksarchief, Vlaamse bisdommen, UVC (Unie van Vrouwelijke Contemplatieven), VVNA (Vereniging van Vlaamse Norbertijnenabdijen) en URV (Unie van Religieuzen van Vlaanderen). Deze partners maken ook deel uit van de Stuurgroep die de werking ten behoeve van de kerkelijke archieven begeleidt.
Stuurgroep
De Stuurgroep die de werking voor kerkelijke archieven en kerkelijke archivarissen begeleidt, bestaat uit:
Jan Klinckaert (CRKC)
Jürgen Vanhoutte (CRKC)
Godfried Kwanten (KADOC)
Marc Carnier (Rijksarchief)
E.H. Herman Janssens (VVNA)
E.Z. Ilona Faes (URV)
Mieke De Jonghe (UVC)
Geert Van Bockstaele (Bisdom Gent)
E.H. Kurt Priem (Bisdom Brugge)
E.H. Luc Zaman (Bisdom Antwerpen)
Gerrit Vanden Bosch (Aartsbisdom Mechelen-Brussel)
Kaat Leeman (Archief Zusters van Liefde van Jezus en Maria)
Opdrachten
Registratie
De registratie van vooral ter plaatse bewaarde archieven van parochies en religieuze instituten vormt één van de hoofdopdrachten van de werking voor kerkelijke archieven. De bedoeling is om een stafkaart, de Digitale Bestandsinventaris kerkelijke Archieven Vlaanderen (DiBIKAV), van het private kerkelijke archiefveld in Vlaanderen en Brussel op te stellen. Daartoe worden sinds 2005 op een systematische manier basisgegevens verzameld over alle archieven van parochies en religieuze instituten in Vlaanderen en Brussel. De registratie is van cruciaal belang om een beter zicht te krijgen op dit relatief onbekende veld. Het in kaart brengen van de archieven biedt tevens de mogelijkheid om adequater te kunnen inspelen op de noden en de behoeften van de doelgroep (zie de rubrieken Advies en begeleiding en Vorming).
De gegevensverzameling voor het DiBIKAV-project gebeurt sinds 2005 op een systematische manier. Via telefonische, schriftelijke en digitale enquêtes, consultatie- en informatiedagen en prospecties ter plaatse worden basisgegevens over de kerkelijke archieven opgetekend. Het gaat om rudimentaire informatie over de bewaaromstandigheden, de omvang, de inhoud en de eventuele ordening, ontsluiting en raadplegingsvoorwaarden van hun archiefbestanden. Omdat het van belang is om een zo volledig mogelijk beeld te krijgen van het geheel aan kerkelijke archieven wordt bij de registratie geen onderscheid gemaakt tussen kleine of grote, al dan niet geordende of al dan niet toegankelijke archiefbestanden van parochies en religieuze instituten.
De verzamelde gegevens worden volgens internationale archiefnormen gestandaardiseerd en ingevoerd in twee digitale databanken. Het gaat enerzijds om de digitale archiefgids voor private archiefbestanden in Vlaanderen: Archiefbank Vlaanderen (www.archiefbank.be). Anderzijds vinden de gegevens over kerkelijke archieven een plaats in de ODIS-databank voor intermediaire structuren (www.odis.be). In laatstgenoemde databank kunnen de archiefgegevens worden gekoppeld aan gegevens over de archiefvormers (d.i. de parochies en de religieuze instituten), verwante personen en verwante publicaties.
Beide databanken zijn via het internet raadpleegbaar. De verantwoordelijken van de parochies en religieuze instituten die aan het DiBIKAV-project meewerken, hebben evenwel controle over de aangeboden informatie en beslissen autonoom over het vrijgeven van de gegevens over hun archieven.
Anno 2010 zijn in het kader van het DiBIKAV-project circa 45% van de zowat 2000 parochiearchieven en circa 70% van de bij benadering 350 archieven van religieuze instituten in kaart gebracht. Wil u een steentje bijdragen aan ons project door ook uw kerkelijk archief aan te melden, dan kan u een enquêteformulier downloaden of contact opnemen met één van de medewerkers.
Advies en begeleiding
De medewerkers staan altijd klaar om u te helpen bij het beheer van kerkelijke archieven. Concreet kan er een afspraak gemaakt worden om de situatie ter plaatse te bekijken. Bij het bezoek worden dan aanbevelingen gedaan over het beheer: o.a. over selectie, ordening, beschrijving en bewaring. De registratie van het archief kan dan eveneens ter sprake worden gebracht en tegelijkertijd worden afgehandeld.
Vooral bij parochiearchieven wordt de inventarisatie van het archief aangemoedigd. Enkele vrijwilligers worden aangezocht om het archief te ordenen, te beschrijven en de stukken verantwoord te verpakken. De medewerker legt ter plaatse aan de vrijwilligers de werkwijze uit en zet hen op weg. Daarna kunnen ze aan de slag en kunnen ze rekenen op voortdurende ondersteuning. De definitieve ordening van de inventaris kan aan de medewerker worden toevertrouwd.
Archivarissen in religieuze instituten kunnen eveneens rekenen op ons advies en eventuele hulp ter plaatse. De medewerkers staan klaar om via mail of telefonisch advies te geven bij het beheer en de inventarisatie van archieven. Het bestellen van zuurvrije verpakkingen kan ook via hen gebeuren. De contactgegevens kunt u vinden bij contact.
Vorming
Regelmatig worden voor archivarissen en vrijwilligers in parochiearchieven en archieven van religieuze instituten vormingavonden en studiedagen ingericht. Daarop worden aanbevelingen en handige tips gegeven.
Zo zijn er de inventarisatiesessies voor parochiearchieven. Een medewerker doet dan een stappenplan uit de doeken over hoe een archief kan worden geïnventariseerd. Daarna volgen praktische oefeningen waarin de deelnemers leren om te gaan met bepaalde archiefstukken.
Jaarlijks wordt ook een studiedag georganiseerd voor de vrijwilligers in de religieuze instituten en parochies. Daarin wordt telkens een thema aangesneden dat voor elk kerkelijk archief van belang is. De ontmoeting met andere vrijwilligers werkt ook verrijkend.
Meer informatie over de vormingsmomenten is te vinden onder de rubriek agenda.
Archief aanmelden
Het in kaart brengen van de kerkelijke archieven is belangrijk met het oog op de bewaring op lange termijn. U kan hierover meer informatie vinden bij de rubriek registratie.
Wij beschikken reeds over talrijke gegevens in verband met de archieven van religieuze instituten en parochies. Maar niet elk kerkelijk archief is reeds geregistreerd. Vooral bij de parochies is dit nog niet het geval. Via deze rubriek krijgt u de kans om via een enquêteformulier alsnog een archief te registeren waarbij u nauw betrokken bent.
Agenda
Geen activiteiten op dit ogenblik.
Links
- Centrum voor Religieuze Kunst en Cultuur vzw (www.crkc.be)
- Website van de Vlaamse Kerk (www.kerknet.be)
- Unie van Religieuze van Vlaanderen (www.urv.be)
- Algemeen Rijksarchief (www.arch.be)
- Archiefbank Vlaanderen (www.archiefbank.be)
- Onderzoeksdatabank voor Intermediaire Structuren (www.odis.be)
- Relins: onderzoeksforum voor de geschiedenis van religieuze instituten (www.relins.be)
Downloads en publicaties
- Suenens, Kristien. Ad Fontes. Klooster- en abdijarchieven in Vlaanderen en Brussel. Heverlee, 2008 (ISBN 978-90-813-6380-8, 98p.)
In 2008 verscheen een eerste publicatie op basis van de resultaten van het DiBIKAV-project. Het rapport bevat een analyse van de gegevens die over de archieven van religieuze instituten werden opgetekend, evenals een behoefteanalyse en aanbevelingen voor de overheid en de verschillende partners op het terrein.
In februari 2010 verscheen in de Antwerpse editie van Kerk en Leven een interview met Luc Zaman en Wim Vanhaecke waarin de werking rond parochiearchieven wordt verduidelijkt.
Een ordening van een parochiearchief kan soms een moeilijke taak lijken. Daarom is er een archiefschema opgemaakt dat u kunt gebruiken als leidraad. Het is gebaseerd op een modelschema van het Rijksarchief.
Het is belangrijk om te weten welke stukken u zeker moet bewaren en welke documenten u eventueel na een bepaalde termijn kan vernietigen. Deze lijst bevat de aanbevelingen van het Rijksarchief hieromtrent.
Contact
Voor meer informatie over het registratieproject DiBIKAV, over advies of begeleiding of over onze vormingsinitiatieven, kan u terecht bij:
Voor parochies:
Wim Vanhaecke
KADOC
Vlamingenstraat 39
3000 Leuven
016/32.35.00
Kristien Suenens